第一章 总则

　　第一条 为了进一步加强和规范武汉医师协会（以下简称协会）会议管理，根据民政部《社会组织举办研讨会论坛活动管理办法》等规定精神，结合协会的工作实际，制定本办法。

　　第二条 协会会议是指分支机构和协会召开的由协会统一管理的业务会议。

　　第三条 会议应认真贯彻执行国家卫生健康工作方针和政策，紧密围绕国家卫生健康工作重点，遵循服务、协调、自律、维权、监督、管理的办会宗旨和武汉医师协会章程，规范行业发展、加强学科建设、提升医师队伍素质。

　　第四条 举办的会议应严格遵守国家的有关规定，本着厉行节约、勤俭办会的原则，明确会议主题，严格落实谁主办谁负责的意识形态工作责任制，提高会议质量，加强会议宣传，不断探索会议新模式。

第二章 会议的分类、名称和内容

　　第五条 为了对协会会议进行分类管理，按照会议性质和目的不同，将会议分为三类：国际会议、国内一类会议、国内二类会议。

　　第六条 国际会议是指协会与分支机构主办或承办的国际、地区、多边或双边的会议，主要目的是加强国际间的交流与合作，提高我国在医学行业相关领域的国际影响力及行业地位。

　　第七条 国内一类会议是指协会和分支机构每年举办的，以促进行业管理、学术交流和学科发展，加强行业队伍人才培养、学科建设、自律性管理为目的的年会，其名称统一为“武汉医师协会+第几届+专业+医师年会或会议主题等”;由协会各分支机构主办的行业管理、人才建设、学术交流研讨和论坛等;由多个分支机构联合主办或与其他社会团体联合举办的学术会议。

　　第八条 国内二类会议是指协会各分支机构举办的专题会议(包括各类会议、论坛、讲座、研讨会、座谈会等);主要目的是加强专题交流研讨，促进行业规范或指南、共识制定与推广，其名称统一为“武汉医师协会分支机构名称+专业或专项名称+交流会、医师年会或会主题名称”等。

第三章 会议的审批程序

　　第九条 各类会议由各分支机构申报年度计划上报协会会员会务部初审把关，按程序上报协会审批后，由协会会员会务部汇编成册正式发布，各分支机构应严格按照批准的会议计划实施。

　　第十条 应根据行业发展特点和人才培养需求，制定会议活动的中长期计划。按计划举办各类会议，相互补充，避免会议内容重叠。

　　第十一条 国际会议应按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于在华举办国际会议的管理办法》和执行武汉市卫健委科外处的相关要求履行申报和审批程序。

　　第十二条 经上述程序审议批准的会议计划如遇有特殊情况，需要更改会议举办时间和地点，需报经协会审批后方可调整会议方案。

　　第十三条 各分支机构需要临时举办的会议，应在会前两个月报协会会员会务部，按程序报协会批准后方可召开。

　　第十四条 协会分支机构作为共同主办、承办、协办、指导单位等的会议需由分支机构书面提出申请报协会审核同意。

第四章 会议的组织与职责

　　第十五条 协会、各分支机构为上述各类会议的共同主办方，负责落实上级主管部门的管理规定和审计要求，制定会议活动总体发展规划，审批年度会议计划方案。

　　第十六条 可根据会议需要安排一个或多个具有相应资质和能力的单位作为会议承办单位，明确承办工作内容和职责，承办单位对主办单位负责。

　　第十七条 国际会议应按照涉外会议管理执行武汉市卫健委科外处的相关要求履行申报和审批程序。

　　第十八条 立项审批后的国内一类会议和二类会议原则上由协会及相关分支机构承担会议组织工作。按照立项审批的内容进行组织和经费管理。

　　第十九条 主办单位和承办单位应根据会议规模进行招议标，选择会议服务机构，为会议提供相应的服务。

第五章 会议的组织机构

　　第二十条 各类会议均应成立会议组织机构，分工负责会议的组织工作。国际、国内一类、二类会议组织机构一般包括主席、工作委员会和会议秘书处等。

　　第二十一条 会议主席全面负责会议的组织工作，并承担会议直接领导责任，工作委员会负责落实会议的各项工作安排，秘书处负责落实各项会务工作。

第六章 会议的质量和管理

　　第二十二条 协会举办会议，应具有鲜明的行业组织的专业特点，响应国家和有关部门政策要求，以“服务、协调、自律、维权、监督、管理”为宗旨，兼具行业管理与学术交流并重的特色，重视基层及青年医师教育，推动行业规范的建立和完善，摸索、探讨行业发展与管理的经验和道路，为促进行业健康有序的发展和自律管理提供交流平台。

　　第二十三条 会议质量和管理等将按照《武汉医师协会分支机构考核办法》，纳入对分支机构的年度考核评价。

　　第二十四条 会议的主办和承办方，在会议的组织、筹划、等方面充分体现民主办会的精神。

　　第二十五条 会议结束后三个月内向协会提交会议总结报告；按照国家相关管理要求在同一会计期间内（3个月，若跨年度为1个月）及时确认收支。

第七章 会议的财务管理

　　第二十六条 会议应严格遵守国家、省、市有关会议费管理文件和《武汉医师协会关于会议费用管理暂行规定》。协会统一负责各类会议活动的财务管理。所有会议的会议经费收支均纳入协会账户统一管理。会议的经费使用严格执行预决算审批制。

　　第二十七条 会议由分支机构按照收支内容编制会议预算并报协会审批。会议期间严格执行会议预算。会议结束后由分支机构与协会会员会务部制定会议决算，报协会领导批准。

　　第二十八条 为充分调动工作人员积极性，会议期间对参与会议组织工作的非协会工作人员给予相应的报酬。对会议结余计提一定比例的工作量绩效用于会议组织者的劳动报酬。

　　第二十九条 会议具体收支项目和标准按照《武汉医师协会关于会议费用管理暂行规定》中有关条款执行。  

第八章 会议的档案管理

　　第三十条 会议结束后一个月内将完整的会议材料交协会保存。

　　第三十一条 会议材料包括以下内容：

　　1.会议筹备资料：会议有关报批资料（含会议通知、会议议程、会议预算）等；

　　2.会议报销资料：委托函、协议书、会议决算、报销单、发票及支付信息明细等；

　　3.会议总结资料：会议签到、会议纪要（含会议照片）、会议资料汇编、会后反馈资料、通讯稿件等。

第九章 会议的监督与检查

　　第三十二条 协会每年将对分支机构申报会议计划的执行情况进行监督检查与考核。

　　第三十三条 未在协会立项审批而以协会或分支机构召开的会议，未经协会审核同意而以协会或分支机构名义作为参与单位的（包括共同主办、承办、协办、指导单位等），或立项后擅自开展活动未纳入协会统一管理的，将视情况给予书面警告、通报批评以及追究相关人员责任，涉及违法行为将上报有关部门依法处理。

第十章 附则

　　第三十四条  本办法自印发之日起施行，解释权归武汉医师协会。